Er zijn grofweg vijf stappen te onderscheiden in een mediation proces. Het is belangrijk om alle stappen te doorlopen en zo nodig kan teruggegrepen worden naar een vorige stap. De stappen worden doorgaans in drie tot vijf sessie doorlopen.

 

 

STAP 1

Voorbereidingsfase:

In deze fase wordt locatie en datum voor het eerste mediation gesprek afgesproken en krijgen partijen schriftelijke informatie toegestuurd. Mediation vindt over het algemeen plaats op een neutrale plek. Ter voorbereiding op de volgende stap is het aan te raden voor u zelf op papier te zetten waar voor u het probleem zit en waarom dit zo belangrijk voor u is. Ook is het zinvol om een inschatting te maken hoe de ander tegen het probleem aankijkt en wat belangrijk voor de ander zou kunnen zijn. 

 

STAP 2

Openingsfase:

Tijdens de fase wordt kennis gemaakt met de mediator. De mediator legt uit wat mediaton precies inhoudt. Het is belangrijk om te weten waarom is gekozen voor mediation en welke verwachtingen hierover zijn. De mediator zal uitleg geven over welke uitgangspunten gelden bij mediaton. Hierbij zullen vrijwilligheid, geheimhoudingsplicht en de onafhankelijke en de neutrale opstelling van de mediator aan de orde komen. Ook wordt het aantal bijeenkomsten en de tijdsduur van deze bijeenkomsten besproken en de wijze waarop er gecommuniceerd zal worden. In deze fase wordt ook de mediation overeenkomst opgesteld en ondertekend. Hierin worden een aantal zaken vastgelegd zoals vertrouwelijkheid, geheimhoudingsplicht, de aard van het conflict, het uurtarief en hoe de kosten worden verdeeld.  

 

STAP 3

Exploratiefase:

Na ondertekening van de mediation overeenkomst start de feitelijke mediation. De mediator nodigt partijen uit hun kant van het verhaal te vertellen en zorgt ervoor dat beide partijen voldoende aan bod komen. Emoties spelen in deze fase vaak een belangrijke rol en dat is ook van belang om de werkelijke oorzaak van het conflict helder te krijgen. De bedoeling is om tot de kern van het conflict te komen, wensen en belangen te formuleren en te inventariseren en te bepalen welke zaken voor de toekomst belangrijk zijn.  

 

STAP 4

Onderhandelingsfase:

Partijen gaan op zoek naar constructieve oplossingen die de wederzijdse belangen zoveel mogelijk dienen. De mediator draagt zelf geen oplossingen aan maar helpt partijen naar passende oplossingen te zoeken. Na een inventarisatie van de aangedragen oplossingen wordt gekeken naar de haalbaarheid hiervan en onderhandelen partijen hierover met elkaar. De bedoeling is om tot een duurzame en door beide partijen gedragen eindoplossing te komen.

 

STAP 5

Afrondingsfase:

Zodra partijen tot een eindoplossing zijn gekomen wordt dit verwoord en vastgelegd in de vaststellingsovereenkomst die vervolgens door beide partijen wordt ondertekend. Hiermee geven partijen aan akkoord te gaan met de gemaakte afspraken. Indien een van de partijen de afspraken onverhoopt niet nakomt dan kan de desbetreffende partij daarop worden aangesproken op grond van de vaststellingsovereenkomst.

 

Geen overeenstemming of tussentijdse beëindiging:

Indien partijen niet tot overeenstemming kunnen komen wordt de mediation voortijdig beëindigd en wordt er ook geen vaststellingsovereenkomst opgesteld. Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid en het is mogelijk dat een van de partijen besluit om het traject voortijdig te stoppen. Dit wordt dan gemeld aan de andere partij en aan de mediator. Ook de mediator kan besluiten de mediation te stoppen indien er niet voldoende bereidheid blijkt te zijn om tot een constructieve oplossing te komen.